Автоматизация заказов: договоры, оплата и прибыль

Из заявки — в договор, счёт и отчёт по прибыли Проектное решение для компании, которая продаёт услуги или выполняет заказы под клиента. Задача Убрать повторный ввод данных между заявкой, расчётом, договором и отчётностью. Менеджеру нужно видеть, на каком этапе заказ, что мешает работе и сколько компания зарабатывает после расходов. Как устроено решение 1) Единая карточка заказа Заявки из формы, почты или CRM поступают в общий реестр. Каждой присваивается номер. Контакты, состав работ, сроки и документы хранятся вместе. Повторное обращение связывается с существующей карточкой после проверки, а не создаёт второй заказ автоматически. 2) Проверка и расчёт Система проверяет обязательные поля и формат реквизитов, рассчитывает стоимость по согласованным правилам, показывает плановые расходы и маржу. Если данных не хватает или скидка выходит за лимит, создаётся задача ответственному. Предположения не подставляются в документы молча. 3) Согласование Менеджер проверяет расчёт и подтверждает условия. Исключения направляются руководителю. История изменений сохраняется; после изменения цены или состава работ требуется новое согласование. 4) Документы из одних данных После подтверждения формируются договор, спецификация и счёт по шаблонам компании. Документы получают единый номер заказа и сохраняются в его папке. Перед отправкой ответственному доступны предварительный просмотр и список заполненных полей. Подписание и юридическая проверка остаются отдельными этапами. 5) Оплата и исполнение Загруженная банковская выписка сопоставляется со счетами. Уверенное совпадение обновляет статус; частичная оплата, несовпадение суммы или неясное назначение направляются на проверку. После подтверждения нужного платежа заказ переходит в работу. Ответственные получают напоминания о сроках. 6) Отчёт по прибыли Сводный отчёт показывает заказы, оплаты, остаток к оплате, плановые и внесённые фактические расходы. Плановая маржа и фактический результат выводятся раздельно. Заказы с неполными данными отмечаются, чтобы расчёт не выглядел окончательным. Что предусмотрено помимо основного сценария — Проверка повторов и защита от повторного создания документов при повторном запуске. — Очередь исключений: проблема, ответственный, следующий шаг. — Разделение доступа к продажам, документам и финансовым данным. — Журнал операций: кто изменил условия и какая версия использована. — Проверка на тестовых данных до подключения рабочих источников. Формат реализации Первый этап можно ограничить одним типом заказа, одним шаблоном договора и одним форматом выписки. Конкретные интеграции и инструменты выбираются после изучения файлов и доступа к системам заказчика. Возможная основа: Python, Excel, шаблоны Word и API используемой CRM. Что получает заказчик Один источник данных для расчёта, документов и отчётности; понятные статусы заказов; отдельную очередь проблем, требующих решения человека. Эффект проверяется на пилоте по времени подготовки документов, числу ручных переносов данных и ошибкам заполнения. Статус Концепция решения и схема процесса для портфолио. Клиентское внедрение и измеренные результаты пока не заявлены. Показаны предполагаемые функции, которые уточняются перед разработкой.